Transformación digital, herramientas No Code y gestión de programas formativos
Con un lapso de apenas 6 meses, tanto Telefónica como Microsoft han anunciado sendas iniciativas de automatización del onboarding y gestión integral de programas formativos internos, pioneras ambas por su uso intensivo de herramientas No Code de la Microsoft Power Platform
Impartir cursos online presenta una serie de retos comunes, no importa qué materia se abarque: empezando con la identificación del alumnado que ha sido convocado a una nueva convocatoria, la asignación de profesores, pasando por la distribución de información preliminar, el registro de asistencia, en envío y recopilación de respuestas a encuestas de satisfacción, o el diseño de pequeños retos para reforzar los conocimientos adquiridos al finalizar los sucesivos bloques del temario… son muchos los touch points con el alumnado, así como la información a orquestar y recopilar.
¿Y cuál es la aproximación tradicional? Gestionar todas estas tareas de forma manual. Pero ¿qué sucede si hacemos uso de las herramientas No Code a nuestra disposición?
5 de marzo de 2021…
..es la cuando en este mismo blog anunciamos públicamente una experiencia piloto que, al amparo del área de Personas de Telefónica España, perseguía demostrar la viabilidad de automatizar una parte sustancial del proceso de onboarding digital y la gestión de programas formativos. La experiencia piloto se diseñó para un curso de introducción a la herramienta Microsoft Power Automate, explorando las posibilidades de la Microsoft Power Platform y el ecosistema de Office 365. ¿Qué logros se pretendían?
- Simplificar la gestión integral del mismo,
- Centralizar la información generada en un repositorio único (Microsoft Teams y su sitio de Sharepoint) evitando su dispersión en silos,
- Implementar con agilidad touch points con el alumnado a través de encuestas, notificaciones vía correo electrónico o formularios interactivos… apoyándose en diversas herramientas de la Power Platform, el ecosistema Office 365 y la tecnología de Adaptive Cards, y utilizando Microsoft Power Automate como pegamento orquestador.
Encontraréis más información sobre la experiencia pionera de Telefónica en el siguiente enlace:
Notad que esta experiencia pionera continúa en marcha, pues desde la publicación del citado artículo se ha abordado la automatización de nuevas funcionalidades: la gestión de permisos, la programación de notificaciones que el alumnado recibirá de forma sincronizada con el progreso del curso o la elaboración de un cuadro de mando en Power BI para obtención de insights.
Transcurridos 6 meses…
… a finales de Septiembre de 2021, un buen amigo de este blog nos remite el enlace a un artículo publicado pocos días antes, donde Microsoft describe el protagonismo de la Microsoft Power Platform en la automatización del proceso de onboarding a su programa interno de Transformación Digital. ¿Los objetivos?
- Facilitar la gestión integral del mismo,
- Centralizar la información generada en un repositorio único (Microsoft DataVerse) evitando su dispersión en silos,
- Implementar con agilidad touch points con el alumnado a través de encuestas, interfaces web, notificaciones… apoyándose en diversas herramientas de la Power Platform y el ecosistema Dynamics 365, y utilizando Microsoft Power Automate como pegamento orquestador.
Encontraréis más información sobre la experiencia pionera de Microsoft en el siguiente enlace:
¿Por qué automatizar la gestión de programas formativos?
La elevada demanda de manualidades cuando se realiza una gestión tradicional, y los errores que pueden acarrear, exigen un esfuerzo considerable. Tal y como describe Microsoft, una de las lecciones aprendidas en el arranque de su programa formativo fue la necesidad de automatizar en la medida de lo posible su gestión, pues la abordarla de forma manual impedía el escalado del programa:
The pilot of this program was run through manually curated invites and surveys, with all participant and course information scattered within emails and disconnected excel spreadsheets. The different parts of program information were disconnected. The Program organizer remained the only channel of information about the program.
Overall, this resulted in a large manual overhead for the program organizer, and sub-optimal user experience for the participants.
Nuevos hitos
Leyendo cómo la propia Microsoft hace uso de las posibilidades de la PowerPlatform para lograr escalar eficientemente su propio programa interno de Transformación Digital, el equipo de AnyoneCanAutomate quiere agradecer la oportunidad brindada por el equipo de Formación de Telefónica España de…
- poder formar parte de un proyecto pionero con retos y soluciones análogas a las aplicadas por la mismísima Microsoft,
- poder colaborar con compañeros de la talla de Amando de la Puente, David J. Querol García o Juan Carlos Marina, y…
- poder acompañar al alumnado en la aventura de la transformación digital y crecer aprendiendo con sus experiencias, necesidades y retos cotidianos
¡Saludos, PowerNautas!
